Mid-market regulado
Dolor: Los auditores piden prueba de conservación; el personal no encuentra contratos o expedientes de siniestros.
Encaje: Metadatos, conservación y control de acceso alineados a tu sector.
Práctica · Gestión Inteligente de Contenidos
Contenidos empresariales, sin el peso empresarial
Plataformas documentales, modelos de metadatos y flujos de trabajo nacidos de 18 años construyendo Athento — gestión inteligente de contenidos para equipos que superaron carpetas y adjuntos de email.
Yerbabuena Digital
Diseñamos y entregamos gestión empresarial de contenidos: modelos de metadatos, captura, clasificación, flujos de trabajo e integración ECM — del equipo detrás de Athento. Encuentra contenido en segundos, supera auditorías sin prisas y construye un corpus de confianza para IA y automatización.
Para quién es esta práctica
Organizaciones donde los adjuntos de email y las unidades compartidas son el sistema de registro — y el cumplimiento les alcanza.
Sector público y sanidad
Dolor: Expedientes de ciudadanos o pacientes repartidos entre escaneos, email y apps legacy.
Encaje: Flujos de captura, integraciones ENI-aware y trazas de auditoría.
Industria con operaciones intensivas
Dolor: Aprobaciones atascadas en buzones; sin vista única del estado documental.
Encaje: Automatización de procesos con firma-e y seguimiento de SLA.
Del caos del inbox al contenido gobernado
La gestión de contenidos es nuestra historia de origen. Antes de Yerbabuena Digital, nuestro equipo construyó Athento — una plataforma documental inteligente en la que confían bancos, hospitales, diputaciones e industria en España, Latinoamérica y Estados Unidos.
Ayudamos a las organizaciones a diseñar arquitecturas de contenido que escalan: tipos documentales, metadatos, conservación, búsqueda y automatización de procesos — ya amplíes un ECM existente, migres de shares legacy o levantes un repositorio moderno.
El objetivo no es otra estantería para PDFs. Es contenido localizable y auditable que hace avanzar el trabajo — con captura, clasificación, aprobación y publicación cableadas a cómo operan de verdad tus equipos.
Medimos el éxito en localización y tiempo de ciclo — no solo en fechas de go-live. Los cuadros de mando KPI muestran éxito de búsqueda, antigüedad del backlog y salud de la cola de validación.
Retorno de la inversión
De dónde salen las cifras
Escenarios ilustrativos basados en encargos ECM habituales — los resultados varían según volumen, estado legacy y adopción.
Servicios financieros — recuperación de contratos
Legal y operaciones pasaban horas localizando contratos firmados entre email y unidades compartidas. Modelo de metadatos + migración a repositorio gobernado.
- Tiempo para encontrar un contrato
- −70% — Ilustrativo tras búsqueda + metadatos
- Preparación de auditoría
- Días → horas — Informes de conservación automatizados
- Cola de validación
- < 48h SLA — Clasificación con humano en el bucle
Los metadatos estructurados se amortizan la primera vez que auditoría o legal dejan de preguntar '¿dónde está el fichero?'
Administración pública — expedientes ciudadanos
Expedientes repartidos entre lotes de escaneo, email y apps legacy. Captura unificada y flujo de trabajo con integraciones ENI-aware.
- Tiempo de ciclo
- −35% — Enrutamiento + notificaciones
- Escaneos duplicados
- −50% — Pipeline de ingesta único
- Oleadas de go-live
- Por fases — Sin cutover big-bang
La migración por fases evita la trampa del lift-and-dump mientras los equipos ven valor pronto.
Capacidades
Qué diseñamos y entregamos
Dimensionado para mid-market y enterprise — sin el teatro de integración de varios años.
Arquitectura de contenidos
Modelos que reflejan cómo tu negocio piensa la información.
- Tipos documentales y taxonomía de carpetas
- Esquemas de metadatos y vocabularios controlados
- Diseño de búsqueda y descubrimiento
- Planificación de migración desde shares legacy
Captura y clasificación
Introduce contenido de forma fiable — y sabe qué es.
- Patrones de ingesta por escaneo, email y API
- Clasificación y extracción asistida por IA
- Colas de validación humana
- Flujos de captura por lote y código de barras
Automatización de procesos
Enruta contenido por aprobación, revisión y publicación.
- Workflow y asignación de tareas
- Cadenas de firma-e y aprobación
- Notificaciones y seguimiento de SLA
- Integración con ERP, CRM y aplicaciones de negocio
Contenido augmentado con agentes
Agentes que captan, clasifican y enrutan — con validación humana.
- Pipelines de captura e ingesta por agentes
- Clasificación y extracción por IA con colas de validación
- Agentes de enrutado y triaje de documentos entrantes
- Agentes de búsqueda y resumen sobre el corpus de confianza
Plataforma e integración
Construye sobre lo que tienes — o te ayudamos a elegir lo que encaja.
- Configuración de Athento y plataformas ECM
- Integraciones API y webhooks
- SSO y sincronización con directorio
- Formación y manuales de administración
Casos de uso
Sectores que conocemos bien
Repositorios de contratos y siniestros
Reto: Contratos firmados dispersos; las peticiones de auditoría tardaban semanas de recopilación manual.
Resultado: Metadatos + conservación; tiempo de recuperación a la baja, paquetes de auditoría bajo demanda.
Expedientes ciudadanos
Reto: Escaneos, email y apps legacy de negocio sin flujo de trabajo unificado.
Resultado: Pipeline de captura + enrutamiento; tiempo de ciclo reducido, integraciones ENI documentadas.
Control documental validado
Reto: SOPs y registros de lote con control de versiones y búsqueda débiles.
Resultado: Vocabularios controlados, cadenas de aprobación y logs de auditoría (alcance según normativa).
Encargo
Cómo funciona un encargo de gestión de contenidos
Estructurado como un programa empresarial, entregado con velocidad de estudio.
Evaluar
Inventariamos fuentes de contenido, volúmenes, drivers de cumplimiento y puntos de dolor. Recibes un análisis de brechas y un boceto de arquitectura objetivo.
Modelar
Definimos tipos documentales, metadatos, conservación y flujos con tus responsables de proceso — en talleres, no en torres de marfil.
Implementar
Configuración iterativa, oleadas de migración y sprints de integración. Los usuarios ven repositorios funcionando pronto, no en un big-bang.
Adoptar
Formación, guías de admin, cuadros de mando KPI y backlog de fase dos. El éxito se mide en localización y tiempo de ciclo, no solo en fechas de go-live.
Antes y después
Qué cambia cuando el contenido está gobernado
Antes
- Documentos en email, USB y carpetas compartidas
- Sin aplicación de conservación — guardar todo para siempre
- Búsqueda adivinando el nombre del fichero
- Auditorías significan exportaciones manuales heroicas
Después
- Repositorio único con metadatos y reglas de acceso
- Calendarios de conservación y legal hold automatizados
- Buscar por tipo, fecha, contraparte o ID de caso
- Trazas de auditoría e informes bajo demanda
Resultados
Lo que desbloquea una buena gestión de contenidos
Encuéntralo en segundos
Metadatos estructurados y búsqueda sustituyen la caza de '¿en qué carpeta estaba?' entre email y unidades compartidas.
Audit-ready por diseño
Conservación, control de acceso y logs de actividad satisfacen auditoría interna y reguladores externos sin trabajo manual heroico.
Procesos más rápidos
La automatización de aprobación y enrutamiento reduce tiempos de ciclo en contratos, expedientes RR. HH., siniestros y servicios ciudadanos.
IA más segura después
Repositorios gobernados son el corpus de confianza para RAG y agentes — no un scrape aleatorio de SharePoint.
Preguntas frecuentes
Preguntas frecuentes
¿Trabajáis solo con Athento?
Athento es nuestra plataforma de herencia y la conocemos a fondo — pero también integramos y asesoramos sobre otros stacks ECM y de contenidos en la nube cuando encaja mejor.
¿Esto es solo para grandes empresas?
No. Equipos mid-size con presión de cumplimiento (finanzas, sanidad, proveedores del sector público) suelen beneficiarse más de acertar la arquitectura de contenidos pronto.
¿Podéis ayudarnos a migrar de unidades de red?
Sí. Planificación de migración, mapeo de metadatos y cutover por fases son ofertas centrales — evitamos la trampa del 'lift-and-dump'.
¿Cómo se relaciona con la agencia digital?
Muchos clientes empiezan con una web y luego ven que contenidos de marketing y documentos operativos necesitan la misma disciplina. Conectamos ambas prácticas cuando estés listo.
¿Puede la IA clasificar nuestros documentos de forma segura?
Sí — con colas de validación humana, umbrales de confianza y logs. Nunca archivamos automáticamente contenido regulado sin tus reglas.
¿Formáis a nuestros admins y usuarios avanzados?
La adopción forma parte de cada encargo: manuales de admin, talleres y cuadros de mando KPI para que la gobernanza sobreviva al go-live.
Explora nuestras otras prácticas
Yerbabuena Digital
¿Sigues entre piloto y producción?
Si trabajas preguntas sobre acceso, arquitectura, cumplimiento, control de costes o llevar un sistema funcional a un entorno de producción gobernado, podemos ayudarte a clarificar el siguiente paso práctico. Respondemos en un día laborable con una evaluación directa y, cuando tenga sentido, una conversación inicial.